• enero 8, 2014

Un caso de éxito de Coaching y Productividad: cómo se hizo

Cómo se hizo y qué ocurrió

Un caso de éxito de Coaching y Productividad: cómo se hizo

Un caso de éxito de Coaching y Productividad: cómo se hizo

¿Te preocupa la productividad y buscas cómo mejorar los resultados de tu empresa sin tener que contratar o reemplazar empleados?

En tal caso, te sugiero que sigas leyendo este caso de éxito de coaching.

Conocerás cómo una PYME mejoró el desempeño de sus auxiliares de clínica con un entrenamiento al alcance de cualquier empresario: el coaching. En él cuento cómo se hizo y es muy probable que encuentres una solución para mejorar tú mismo la productividad en tu empresa.

Los beneficios económicos del coaching y su impacto en la cuenta de resultados es una realidad. La encuesta EMCE 2010-2012 demuestra que nuestras empresas están apostando fuerte y dedicando sus recursos a entrenar a sus plantillas: consideran estas técnicas rentables incluso en tiempos de crisis. 

Aun así, todavía son muchas que lo desconocen, no le encuentran una aplicación práctica o no lo ven rentable. Este caso nos permitió, de un modo sencillo, presentar datos medibles que se pueden vincular a la mejora de la productividad.

 ¿Dónde tuvo lugar?

En una clínica de ortodoncia estética. Se trata de una clínica vanguardista en sistemas de gestión, innovación e implantación de últimas tecnologías. Entre sus máximas está la de tratar a sus clientes con “calidad y calidez”. Esto les permite diferenciarse: la crisis y la feroz competencia que padece el sector no han podido con ella, que continúa a la cabeza.

Por citar un hecho: en los últimos años se han establecido “grandes cadenas dentales” que fuerzan a cerrar a clínicas individuales. La crisis, a su vez, afecta a muchos de sus clientes que dejan de solicitar tratamientos.

Esta clínica utiliza un programa informático de gestión para coordinar la agenda de citas e intervenciones de cada doctor, enfermera o auxiliar, según la duración de cada tratamiento. Con este sistema consiguen rentabilizar sus horas de trabajo, no alargar innecesariamente la jornada laboral y, sobre todo, reducir al máximo los tiempos de espera de sus clientes.

¿Cuál era el problema y sus consecuencias?

El problema surge cuando tres de las Auxiliares de Clínica no consiguen terminar sus tareas o tratamientos en el tiempo estimado y sus retrasos afectan seriamente al trabajo de todos:

  • problemas para coordinar adecuadamente tareas
  • uso de equipos y medios
  • mayor tiempo de espera de los pacientes
  • malestar por los retrasos en la hora de salida de compañeros

Se dan imprevistos y los tiempos de intervención son solo estimados pero, en su caso, los tiempos medios se mantenían de modo sistemático por encima del resto del equipo.

Tres profesionales comprometidas e implicadas con su trabajo, con buena disposición y muy buena destreza manual y operativa. Se habían formado en las últimas técnicas y el manejo de nuevos equipos que la clínica había ido incorporando.

A pesar de su voluntad de mejora no lo conseguían y aunque no se les amenazaba con el despido, veían sus puestos en peligro. Sufrían constantemente llamadas de atención de sus jefes y comentarios y quejas de sus compañeros por no terminar a tiempo.

¿Qué hacer en estos casos? Sobre todo, sino queremos pasar por los gastos económicos y psicológicos que supone reemplazar y volver a formar empleados. Esta clínica decidió recurrir al Coaching como “último remedio” y después de probar otras posibilidades.

¿Cómo se hizo y qué ocurrió?

Los coaches partimos de la premisa de que las personas no hacemos las cosas mal a propósito. Unas veces es porque no conocemos las consecuencias de lo que hacemos, que no era el caso; otras, por desconocer cómo hacerlas de modo distinto.

Cuando no sabemos, no suele ser por falta de conocimientos y tampoco era el caso: podían asistir a cursos de formación especializada y contaban con medios para resolver y aclarar cualquier duda. Suele deberse a que nos aferramos a ideas o barreras mentales que nos impiden actuar, descubrir nuevas posibilidades o poner en práctica lo que sabemos.

En este caso, bastaron cinco sesiones de coaching para que descubrieran y desafiaran ciertas ideas incapacitantes que les impedían adaptarse a las nuevas técnicas y pacientes de la clínica. Su destreza para “el trabajo manual en boca” era extraordinaria, pero el estrés interno (por miedo a no ser capaces de dar la talla o a no responder a las expectativas de sus pacientes, jefes o compañeras) disparaba un estrés físico inaudito: “voy a trabajar con un gato en el estómago” o “se me agarrotan las manos en los linguales” (uno de los tratamientos).

El coaching les ayudó a tomar conciencia de qué acciones ineficaces debían abandonar, a descubrir sus fortalezas y áreas de mejora. Y les ayudó, sobre todo, a recuperar la autoconfianza. En poco tiempo comenzaron a trabajar bien, concentradas y dando lo mejor de sí mismas. En definitiva: redujeron sus tiempos de intervención por encima de lo esperado. Un caso de éxito de coaching

La expectativa de la clínica era que redujeran sus tiempos medios en un 10%manteniendo los estándares de calidad y de atención al paciente. Para ello, se tomó como indicador de calidad “el número de citas de urgencias por motivo de brackets descimentados” (los pacientes que vuelven porque se les despegan los brackets).

MG, AU, EM son las iniciales de las 3 auxiliares de clínica CF, RET, RF, RFA, RIN, RL, URG son los tipos de tratamiento. En estas columnas se indica el tiempo de duración medio en minutos. Las columnas con % indican porcentaje del tiempo que se ha conseguido reducir.

MG, AU, EM son las iniciales de las 3 auxiliares de clínica
CF, RET, RF, RFA, RIN, RL, URG son los tipos de tratamiento. En estas columnas se indica el tiempo de duración medio en minutos.
Las columnas con % indican porcentaje del tiempo que se ha conseguido reducir. 

En los datos recogidos, se observa que en la mayoría de los casos los tiempos se reducen por encima del 10%; llegan incluso en alguno a estar en torno al 40%. En ese mismo periodo, el número de citas de urgencias por brackets descimentados no solo permaneció inalterable, sino que estuvo dentro de los niveles más bajos.

Entre los beneficios del coaching está el de ofrecer resultados permanentes. Diez meses después de la última sesión solicitamos a la clínica las estadísticas de los tiempos que registra su programa. Quedan recogidas en la tabla que mostramos. A la vista de los resultados  de este caso de éxito de coaching, pudimos comprobar que el cambio permanecía.

Cuando hablamos de productividad, nos referimos a la relación entre la cantidad de productos obtenida y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También se puede definir como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.

Gracias al sistema de medición de tiempos de esta clínica, pudimos comprobar cómo sus tres auxiliares consiguieron reducir el tiempo de los tratamientos. No solo mantuvieron sino que mejoraron su productividad al lograr mejores resultados en menos tiempo.

En este caso de éxito de coaching el factor tiempo era importante y actuó como indicador, aunque tampoco era el fin último. Contamos con otros impactos más difíciles de cuantificar que recogen las declaraciones anónimas que estas auxiliares de clínica escribieron en sus cuestionarios de feedback:

 “ESTOY VIVA, FUNCIONO Y ME VALORO”, “ME ALEGRO DE HABER SIDO CAPAZ DE CAMBIAR EL CHIP, porque he estado mucho tiempo pasando la aguja sin hilo”, “ME HE QUITADO UNA CORAZA QUE LLEVABA ARRASTRANDO AÑOS“

“He hecho “CLIC”, ha sido una puesta a punto en mi vida”, “No se me agarrotan las manos en los linguales”. ”He ganado seguridad en los trabajos con adultos”. “La máquina nueva de escanear la miro con otra cara”. “Ahora saco tiempo para aprender”.

“Estoy tomando conciencia de muchas cosas”. “Ya no hago tantos paseos al almacén”. “He aprendido a escanear, a hacer visitas finales y a pasar radiografías a CDs”. ”Ayudo a mis compañeras cuando veo que se retrasan”. “La relación con mi compañera de sillón ha cambiado totalmente”. “Ya no voy a trabajar con el gato en el estómago”.

”Por primera vez en años, hablé con… ahora trabajamos mucho mejor”. “Ya no espero a que me digan lo que tengo que hacer… sabía lo que tenía que hacer pero no me atrevía”

¿Te identificas con alguna de estas situaciones? ¿Esperas cambiar y quieres hacerlo?… ¿Cómo? Con el coaching. Mi misión como coach es apoyarte en ese camino. Si lo deseas, puedes comprobar por ti mismo qué beneficios te puede aportar el coaching con una SESIÓN DE PRUEBA de 45 minutos. Pide una cita por teléfono, 649257840, o escribe a bsanmiguel@coachycom.es indicando en el asunto “Sesión de prueba gratuita Blog” y reserva (sin pasar por lista de espera).

Y si te ha gustado este caso de éxito de coaching, compártelo o amplíalo con algún comentario.

¡Hasta la próxima!

Belén San Miguel

Si deseas ampliar información sobre este caso de éxito de coaching, puedes contactar también desde este enlace: Coachycom,

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