Delegar para ser más eficaces
¿Qué puedes hacer que no estás haciendo y qué, si lo hicieras regularmente, representaría una gran diferencia en tu vida personal o profesional? ¿Qué tiempo o energía dedicamos a realizar tareas que aportan valor? En realidad muy poco. Somos muy eficientes sacando mucho trabajo en poco tiempo pero en la mayoría de los casos, poco efectivos.
Podemos anotar durante una semana las tareas diarias y comprobar por nosotros mismos cómo más del 80% son ocupaciones que no aportan valor o no nos acercan a nuestro objetivo personal o profesional. En la práctica, el término eficaz se aplica a cosas con el significado de ‘capaz de lograr o producir el efecto propio o el esperado’. Por su parte, es frecuente que eficiente se aplique a cómo nos valemos de algo o alguien con el fin de conseguir un determinado efecto, con un sentido que puede expresarse como ‘capaz de lograr un objetivo con economía de medios’. Así, una bombilla de bajo consumo es eficiente, pues puede iluminar igual que una de filamento (es igual de eficaz), pero consumiendo menos (es más eficiente. En palabras de Peter Drucker la diferencia está en “doing things right” o ”doing the right thing”.
Dedicamos mucho tiempo a lo urgente, a apagar fuegos, y muy poco a esas tareas verdaderamente importantes. Cuando lo hacemos, es a base de descuidar otras también importantes como salud, familia, preparación profesional o desarrollo personal. Hay quienes parecen pensar que el éxito en un área puede compensar el fracaso en otras, pero ¿esto es así? Puede que por un tiempo limitado y solo en ciertas áreas. Porque, ¿puede el éxito en la profesión compensar el fracaso en otras áreas de la vida? La verdadera efectividad requiere equilibrio y necesitamos herramientas que nos ayuden a crearlo y mantenerlo.
Delegar para conseguirlo
Un modo de conseguirlo es delegar, tanto en casa como en el trabajo. Pero nos cuesta aceptar que no podemos hacerlo todo por nosotros mismos y que necesitamos delegar, pedir ayuda.
Muchos se niegan a hacerlo porque opinan que les consume demasiado tiempo y esfuerzo, que nadie mejor que ellos. En cambio, delegar en otros con efectividad potencia más la propia fuerza. Además, la delegación significa desarrollo tanto para los individuos como para las organizaciones; permite dedicar las energías a esas actividades realmente importantes. ¿Qué podemos hacer para delegar de una manera efectiva?
Stephen R. Covey nos da pautas que a mí me han resultado muy efectivas en lo laboral y en lo familiar. Me gustaría compartirlas con vosotros. Nos habla de dos formas de delegar: la de “los recaderos” y la de “los encargados”.
La delegación en recaderos
Es la que consiste básicamente en “haz esto”, “ve a buscar aquello” y “avísame cuando esté hecho”. Sin embargo, colocarnos en posición de supervisores no es una delegación completa: la persona no se compromete a obtener resultados. ¿Cuánto se consigue de este modo? ¿Cuántas personas se pueden controlar cuando hay que participar en cada uno de los movimientos que hacen? Se cometen muchos errores y no compensa. Es aquí cuando nos reafirmamos en el dicho y creencia popular: “ya voy yo que está claro que quien envía no va”.
La delegación en encargados
Es un modo más efectivo de delegar que permite a las personas elegir su método o modo de hacer las cosas y les hace responsables de sus resultados. Al principio lleva más tiempo, pero a la larga estará muy bien invertido. Esta variedad requiere una forma de comunicarnos o de hablar diferente enfocada a la comprensión clara y el compromiso mutuo: tiene en cuenta las expectativas de cada uno. S. R. Covey lo resume en estas 5 áreas:
- Resultados deseados: dedicar tiempo y ser paciente hasta que el otro vea y describa el resultado deseado. Que hable de cómo será y diga más o menos cuando lo conseguirá. Para facilitar la comprensión nos centramos en el QUÉ conseguirá y no en el CÓMO. El cómo es de cada uno, cada uno tenemos nuestro método o mejor forma de realizar las cosas.
- Directrices: las menos posibles, solo unas restricciones importantes. No se trata de que todos los días haya que inventar la rueda. Podemos señalar las rutas potenciales de fracaso, lo que no hay que hacer, pero sin decir lo que hay que hacer. Cada uno es responsable de llevar a cabo lo necesario sin salirse de esas directrices.
- Recursos: identificar los recursos económicos, técnicos o humanos con los que podrá contar para el logro de los resultados.
- Rendición de cuentas:cómo y en qué momento específico se evaluarán los resultados.
- Consecuencias: pueden contarse las recompensas económicas, psicológicas, pero sobre todo los resultados naturales ligados a la misión general de la organización.
La confianza es la forma más elevada de la motivación humana: saca a la luz lo mejor de la gente, aunque requiere tiempo y paciencia. Aunque si se realiza bien, a la larga, ambas partes se benefician y se desarrolla más trabajo en menos plazo. Y esto no solo se aplica en el terreno laboral. Una familia bien organizada que delega las cosas persona a persona consigue estructurar el trabajo: cada uno hace su parte con agilidad y sin sobrecargar a nadie. Cualquiera puede ordenar una habitación mejor que un niño, pero la clave está en querer o no capacitar al niño. Permitir que lo haga él lleva tiempo. Eso sí: a la larga se recupera y va haciendo que la criatura sea solvente.
Estos principios son correctos y aplicables en toda situación y con todo tipo de personas. Simplemente: con individuos inmaduros habrá que especificar menos resultados deseados y más directivas; también identificar más recursos, más entrevistas de rendición de cuentas y más consecuencias inmediatas. Con personas más maduras, los resultados pueden ser más desafiantes, con menos directrices y frecuencia en la rendición de cuentas.
¿Te come el tiempo? ¿Qué precio estás pagando por actuar como actúas? ¿Esperas cambiar y quieres hacerlo? Te invito a que hagas una lista de las responsabilidades que podrías delegar y de las personas que podrían hacerse cargo de ellas o adiestrarse para asumirlas. Ahora, empieza delegando alguna de ellas siguiendo los 5 pasos.
Espero que esta visita te sea provechosa y si te ha gustado, te animo a que lo compartas o añadas algún comentario. algo que te haya resultado útil, difícil o algún aprendizaje que quieras compartir…
Muchas gracias y ¡Hasta la próxima!
En Coachycom acompañamos a las personas desde un espacio seguro y confidencial, telefónico, telemático o presencial para que desarrollen su potencial. Todos tenemos recursos que si desarrollamos, nos permiten adquirir las habilidades necesarias para convertirnos en líderes eficaces. Llama ahora y consigue una cita sin compromiso.
Tengo problemas a la hora de delegar, tiendo a pensar «mientras lo explico ya lo he hecho yo». Es cierto que con esta actitud me sobrecargo de trabajo, y no precisamente del necesario para la consecución de mis objetivos. Voy a seguir los cinco pasaos que dices, a ver si cambio mi «chip» mental y el de los que me rodean.